Việc xin chôn cất thường được thực hiện thông qua UBND xã/phường nơi người mất cư trú hoặc nơi có nghĩa trang dự kiến chôn cất, đồng thời cần liên hệ với Ban quản lý nghĩa trang hoặc người quản trang để được bố trí vị trí mộ. Theo quy định chung, việc mai táng phải thực hiện tại nghĩa trang được quy hoạch, bảo đảm vệ sinh môi trường và phù hợp quy chế quản lý nghĩa trang tại địa phương.
1. Chuẩn bị giấy tờ
Gia đình nên chuẩn bị:
- Giấy báo tử hoặc giấy xác nhận của bệnh viện, cơ sở y tế.
- Căn cước công dân của người đại diện gia đình.
- Thông tin của người đã mất: họ tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ cư trú.
- Giấy đăng ký kết hôn, giấy khai sinh hoặc giấy tờ chứng minh quan hệ thân nhân, nếu địa phương yêu cầu.
- Thông tin về nghĩa trang dự kiến chôn cất, nếu gia đình đã xác định.
- Trường hợp người mất do tai nạn, nguyên nhân bất thường hoặc chưa rõ nguyên nhân, cần thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan công an và cơ sở y tế trước khi mai táng.
2. Liên hệ UBND xã/phường
Người đại diện gia đình đến Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả của UBND xã/phường để:
- Thông báo việc người thân qua đời.
- Thực hiện đăng ký khai tử.
- Hỏi thủ tục và điều kiện để được bố trí chôn cất tại nghĩa trang trên địa bàn.
- Xin hướng dẫn liên hệ Ban quản lý nghĩa trang hoặc quản trang.
- Hỏi rõ các khoản phí, lệ phí, chi phí quản trang, đào huyệt, vệ sinh hoặc xây dựng phần mộ nếu có.
Thủ tục đăng ký khai tử được tiếp nhận tại UBND cấp xã. Nếu hồ sơ đầy đủ, việc đăng ký khai tử thông thường được giải quyết trong ngày; trường hợp tiếp nhận sau 15 giờ mà chưa giải quyết được thì có thể trả kết quả vào ngày làm việc tiếp theo. (dichvucong.gov.vn)
3. Làm việc với Ban quản lý nghĩa trang
Sau khi được UBND xã/phường hướng dẫn, gia đình liên hệ với Ban quản lý nghĩa trang hoặc quản trang để:
- Kiểm tra quỹ đất và vị trí có thể chôn cất.
- Xác định hình thức mai táng: hung táng, cát táng hoặc chôn cất một lần.
- Thống nhất ngày, giờ đưa tang và thời điểm đào huyệt.
- Nhận hướng dẫn về kích thước huyệt, vị trí mộ, lối đi và quy định xây dựng bia mộ.
- Cung cấp thông tin người mất để lập lý lịch mộ và hồ sơ quản lý nghĩa trang.
Gia đình không nên tự ý chôn cất tại đất nông nghiệp, đất công, đất chưa được quy hoạch nghĩa trang hoặc tự ý mở phần mộ ngoài khu vực được cơ quan có thẩm quyền và đơn vị quản lý nghĩa trang chấp thuận. Quy hoạch của khu vực Phan Thiết cũng định hướng việc sử dụng các nghĩa trang được quy hoạch như nghĩa trang thành phố Phan Thiết, nghĩa trang Mũi Né và khu nghĩa trang phía Bắc Phan Thiết. (hdnd.binhthuan.gov.vn)
4. Thực hiện mai táng
Khi đã được chấp thuận và bố trí vị trí:
- Gia đình thực hiện mai táng đúng vị trí, thời gian và hướng dẫn của quản trang.
- Bảo đảm vệ sinh môi trường, không lấn chiếm lối đi hoặc khu vực xung quanh.
- Không tự ý xây dựng lăng mộ, tường bao hoặc thay đổi hiện trạng khi chưa được đơn vị quản lý nghĩa trang đồng ý.
- Sau khi chôn cất, gia đình cung cấp thông tin để cập nhật hồ sơ quản lý mộ.
Mẫu nội dung để liên hệ UBND xã/phường
Kính gửi: Ủy ban nhân dân xã/phường …, thành phố Phan Thiết
Tôi tên là: ……………………………………
Ngày, tháng, năm sinh: ………………………
Số căn cước công dân: ………………………
Địa chỉ cư trú: …………………………………
Số điện thoại liên hệ: …………………………
Tôi là ………………………… của ông/bà …………………………, sinh năm ……………, cư trú tại …………………………
Ông/bà ………………………… đã qua đời vào lúc … giờ … phút, ngày … tháng … năm … tại …………………………
Nay gia đình kính đề nghị UBND xã/phường hướng dẫn:
- Thực hiện thủ tục đăng ký khai tử cho người đã mất.
- Cho gia đình được liên hệ Ban quản lý nghĩa trang để xem xét, bố trí vị trí chôn cất tại ……………………………….
- Hướng dẫn các giấy tờ, điều kiện, thời gian và các khoản chi phí liên quan đến việc mai táng.
Gia đình cam kết thực hiện việc chôn cất đúng vị trí được bố trí, đúng quy định của pháp luật, quy chế quản lý nghĩa trang và bảo đảm vệ sinh môi trường.
Xin trân trọng cảm ơn!
Phan Thiết, ngày … tháng … năm …
Người làm đơn
Ký và ghi rõ họ tên
Lưu ý
Từ ngày 01/07/2025, Việt Nam đã tổ chức lại mô hình chính quyền địa phương và không còn đơn vị hành chính cấp huyện theo cách gọi trước đây. Vì vậy, khi làm thủ tục tại Phan Thiết, gia đình nên kiểm tra đúng tên xã/phường hiện hành và đến đúng UBND cấp xã/phường có thẩm quyền. Trước khi nộp hồ sơ, nên gọi trước cho UBND địa phương hoặc Ban quản lý nghĩa trang để xác nhận giấy tờ, vị trí chôn cất và mức phí thực tế. Các quy định địa phương có thể được cập nhật, nên gia đình cần kiểm tra lại văn bản và tình trạng hiệu lực trước khi thực hiện.
